Порядок ведення контрольних примірників нормативно-правових актів

Утвердження  України як демократичної, соціальної, правової держави вимагає неухильного дотримання законодавства та його правильного застосування.
Ведення контрольних примірників нормативно-правових актів в органах виконавчої влади, державних підприємствах, установах, організаціях здійснюється з метою забезпечення точною і повною інформацією про чинне законодавство України.
Законодавець під нормативно-правовим актом розуміє офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб’єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямований на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи (має персоніфікований характер, розрахований на багаторазове застосування і його дія не вичерпується одноразовим виконанням).
Відповідно до п.2.4.1 наказу Міністерства юстиції України  «Про затвердження Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України», контрольним примірником нормативно-правового акта є примірник, в якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, визначення  акта (статті, пункту) таким, що втратив чинність та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким внесено зміни.
Загальні засади процесу обліку та підтримання нормативно-правового акту у контрольному стані визначається:
-  постановою Кабінету Міністрів України «Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади» від 14.12.2011 №1693;
- постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, установи та організації» від 26.11.2008 №1040;
-  наказом Міністерства юстиції України  «Про затвердження Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України» від 15.04.2004 №31/5.
 Юрисконсульт чи інша посадова особа, яка забезпечує ведення обліку та систематизації законодавства в органі виконавчої влади, підприємстві, установі, організації зобов’язана відразу після надходження офіційного періодичного видання занести його до Журналу обліку юридичної літератури.
На сьогодні існує дві технології підтримання нормативно-правового акта в контрольному стані, а саме:
-      нормативно-правовий акт в роз’ємній обкладинці;
-      нормативно-правовий акт на паперовому носії.
  Технологія підтримання нормативно-правового акта в роз’ємній обкладинці передбачає проведення змін за принципом «замінити (вставити) аркуш». При цьому посадова особа повинна керуватися номером періодичного видання до якого вносяться зміни (знаходиться серед пошукових реквізитів) та номером сторінки, яка наводиться на звичайному місці аркуша в нижній правій його частині. Структура номера сторінки для вставки має форму «ххх.уу», де «уу»- порядковий номер сторінки, яку треба вставити після сторінки з номером «ххх».
Технологія підтримання актів законодавства України в контрольному стані на паперових носіях здійснюється шляхом зазначення відомостей про внесені зміни, доповнення та іншу інформацію безпосередньо в тексті акта законодавства.
Вид, дата, номер акта, яким внесені зміни, зазначаються на верхній частині поля першої сторінки акта, до якого внесені зміни та доповнення, а при значній кількості змін - на окремій вклейці.
Контрольні позначки (вид, дата, номер акта), що стосуються окремих складових частин акта законодавства, проставляються на полях проти відповідних розділів, статей, пунктів, підпунктів, абзаців, речень, слів та цифр.
До кожного контрольного примірника акта законодавства вклеюється окремий аркуш з переліком актів законодавства, якими внесені зміни та доповнення, тощо.
У разі втрати чинності акт законодавства або його складова частина перекреслюється по діагоналі суцільною лінією і робиться відмітка про втрату чинності чи скасування акта з посилкою на акт законодавства, на підставі якого внесено зміни, його вид, орган, який видав, дату прийняття, номер та джерело опублікування.
У разі викладення акта законодавства або окремих його складових у новій редакції такі тексти перекреслюються пунктиром по діагоналі.
Окремі речення, слова та цифри перекреслюються пунктирною лінією горизонтально відповідно до їх розташування в тексті.

Виходячи з вище викладеного можна сказати, що підтримання нормативно-правового акта в контрольному стані здійснюється з метою забезпечення повною і точною інформацією щодо чинних актів законодавства керівника та працівників органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації.